Kısa cevap: Fotokopi makinesi kiralarken dikkat edilmesi gereken 8 kritik nokta vardır: sözleşmedeki dahil sayfa hacmi, toner kapsamı (orijinal/muadil), servis müdahale süresi (SLA), yedek cihaz taahhüdü, erken çıkış koşulları, sözleşme sonu veri temizliği, gizli maliyetler ve cihazın gerçek ihtiyacınıza uygunluğu. Bu 8 nokta kontrol edilmeden imzalanan sözleşmeler, yıllık maliyeti %20’ye kadar artırabilir.
1. Dahil Sayfa Hacmi Gerçek Kullanımınızı Karşılıyor mu?
Sözleşmedeki aylık dahil sayfa hacmi, son 6-12 aylık gerçek sayaç verinizle karşılaştırılmalıdır. Düşük hacimli paket cazip görünür ama aşım ücretleri faturayı şişirir; yüksek paket ise kullanılmayan kapasiteye ödeme demektir. Doğru yöntem: gerçek veriyle eşleşen paket + makul aşım tarifesi.
2. Toner Kapsamı Net mi: Orijinal mi, Muadil mi?
n
n
Sözleşmede “toner dahil” yazması yeterli değildir; orijinal mi muadil mi olduğu açıkça belirtilmelidir. Muadil toner kısa vadede ucuz görünse de baskı kalitesi, drum ömrü ve arıza sıklığı üzerinden maliyete geri döner. Kurumsal paketlerde orijinal toner standart olmalıdır.
3. Servis Müdahale Süresi (SLA) Yazılı mı?
“Servis dahil” ifadesi tek başına yeterli değil; müdahale süresi yazılı olmalıdır. İstanbul için aynı iş günü müdahale makul standarttır. SLA’sız sözleşmelerde arıza, günlerce süren belirsizlik demektir.
4. Yedek Cihaz Taahhüdü Var mı?
Belge akışı kritik işletmeler (hukuk, muhasebe, sağlık, eğitim) için yedek cihaz taahhüdü pazarlık konusu değildir. Arıza süresince iş akışının durmaması, tek başına sözleşme seçme sebebidir.
5. Erken Çıkış Koşulları Adil mi?
İşletmeniz küçülebilir veya taşınabilir. Erken çıkış cezasının makul sınırlarda olması ve hacim değiştirme opsiyonunun tanımlı olması gerekir. “Cezai şart” maddesini imzalamadan önce mutlaka okuyun.
6. Sözleşme Sonu Veri Temizliği (KVKK) Planlandı mı?
Fotokopi makineleri sabit disk içerir; taranmış belgeler cihazda kalabilir. Sözleşme sonunda depolama birimlerinin güvenli silinmesi veya değiştirilmesi yazılı taahhüt edilmelidir. KVKK uyumu için bu madde şarttır.
7. Gizli Maliyetler Neler?
Kurulum ücreti, nakliye, sigorta, ağ entegrasyonu, eğitim — bunların pakete dahil olup olmadığı netleştirilmelidir. “Sürpriz fatura” kalemleri genellikle bu satırlardan çıkar.
8. Cihaz Gerçek İhtiyacınıza Uygun mu?
Personel sayısına göre değil, gerçek baskı hacmi ve renkli oran verisine göre seçim yapılmalıdır. Kapasite israfı, sessiz ama en büyük maliyet kalemidir.
Sıkça Sorulan Sorular
Fotokopi kiralama sözleşmesi imzalamadan önce ne istemeliyim?
Yazılı SLA taahhüdü, toner kapsam detayı, erken çıkış koşulları ve KVKK veri temizliği taahhüdü içeren yazılı teklif isteyin. Sözlü taahhütler sözleşmede yazılı değilse bağlayıcı değildir.
Sözleşme süresi boyunca cihaz değiştirilebilir mi?
İyi yapılandırılmış sözleşmelerde cihaz yükseltme/düşürme opsiyonu bulunur; imzalamadan önce bu esnekliğin tanımlı olduğundan emin olun.
Kiralama mı satın alma mı daha avantajlı?
Aylık 3.000 sayfa üzeri baskıda kiralama, 1.000 sayfa altında satın alma genellikle öne çıkar. Kesin karar için toplam sahip olma maliyeti hesaplanmalıdır.