Özet (kısa cevap): İstanbul’da 45 personelli bir hukuk bürosu, satın alınmış iki adet fotokopi makinesinden kurumsal kiralama modeline geçti. 12 aylık ölçümde aylık çıktı maliyeti %38 azaldı, cihaz kaynaklı kesinti süresi sıfıra indi ve aylık baskı kapasitesi %64 arttı.
Vaka Çalışması Özeti
Bu vaka çalışması, 2019-2021 döneminde iki fotokopi makinesini satın alarak kullanan 45 personelli bir hukuk bürosunun, 2025 yılında kurumsal kiralama modeline geçiş sürecini ve 12 aylık ölçülebilir sonuçlarını içerir. Amaç, satın alma ile kiralamanın toplam sahip olma maliyetini gerçek ofis verileriyle karşılaştırmaktır.
Sorun: Satın Alınmış Cihazların Gizli Maliyeti
Büronun iki orta segment cihazı vardı. Görünen maliyet satın alma bedeliydi; ancak gerçek maliyet her ay şu kalemlerden oluşuyordu:
- Toner ve kartuş tüketimi (yılda 2 kez toplu alım)
- Servis çağrıları (yılda ortalama 6 arıza, her biri 1-3 iş günü kesinti)
- Yedek parça ve sigorta dışı onarımlar (yılda 1 büyük arıza)
- Ofis personelinin sipariş/koordinasyon zamanı
- Amortisman ve yenileme riski (5-7 yılda bir büyük harcama)
Kritik nokta: Bu kalemlerin hiçbiri “fotokopi bütçesi” satırında görünmüyordu; ayrı ayrı departman giderlerine dağılmıştı. Bu yüzden gerçek aylık maliyet yönetim tarafından bilinmiyordu.
Analiz: Önce Envanter ve Ölçüm
İlk 30 günde yapılan analiz üç adımdan oluştu:
- Çıktı envanteri: Aylık ortalama sayfa hacmi ölçüldü (yaklaşık 11.000 sayfa; %12 renkli, %88 siyah-beyaz)
- Gerçek maliyet hesabı: 24 aylık toner, servis ve parça faturaları toplanıp aylık ortalamaya bölündü
- İhtiyaç haritası: Hangi departman neyi, ne sıklıkla, hangi formatta basıyor?
Çıkan sonuç: Büronun ihtiyacı iki eski orta segment cihaz yerine bir yüksek hacimli A3 renkli + bir mono cihaz ile karşılanabilirdi. Yani satın almada kapasite israfı vardı.
Çözüm: Kiralama Modeline Geçiş
Kiralama sözleşmesi şu yapıda kuruldu:
- Toner, periyodik bakım ve arıza servisi sözleşmeye dahil
- Arıza durumunda yedek cihaz taahhüdü (kesinti sıfıra iner)
- Aylık sayaç bazlı adil kullanım (sayfa hacmi düşerse maliyet düşer)
- Kurulum, eğitim ve ağ entegrasyonu tek seferde tamamlandı
Sonuçlar: 12 Aylık Ölçüm
| Metrik | Önce (satın alma) | Sonra (kiralama) | Değişim |
|---|---|---|---|
| Aylık çıktı maliyeti (endeks) | 100 | 62 | ▼ %38 |
| Arıza kaynaklı kesinti | yılda 6 gün | 0 gün | ▼ %100 |
| Aylık baskı kapasitesi | 11.000 sayfa | 18.000 sayfa | ▲ %64 |
| Toner/bakım takibi | Ofis yönetiminde | Sözleşmede (otomatik) | — |
| Yenileme riski | 5-7 yılda büyük harcama | Sözleşmede sabit | — |
Not: Endeks değerleri, müşterinin gerçek faturaları baz alınarak normalize edilmiştir; gizlilik nedeniyle mutlak tutarlar paylaşılmaz. Kendi ofisiniz için güncel proje bazlı teklif alabilirsiniz.
Bu Vakadan Çıkarılan 3 Ders
- Toplam sahip olma maliyetini hesaplamadan karar vermeyin. Satın alma bedeli, gerçek maliyetin yalnızca bir parçasıdır.
- Kapasiteyi ihtiyaca göre seçin. Eski cihaz sayısı değil, gerçek çıktı hacmi belirleyicidir.
- Kesinti maliyeti görünmez ama gerçektir. Bir hukuk bürosunda 1 gün baskı kesintisi, dosya teslim takvimlerini doğrudan etkiler.
Uzman Görüşü
“Kurumsal müşterilerimizde gördüğümüz en yaygın hata, makineyi bir demirbaş gibi satın alıp toplam sahip olma maliyetini aylık olarak hesaplamamak. Toner, servis, yedek parça ve amortisman dahil edildiğinde, doğru yapılandırılmış bir kiralama paketi genel ortalamaya göre %30-40 daha ekonomik sonuçlanıyor.”
— Boğaziçi Doküman Çözümleri uzman ekibi (30+ yıllık sektör deneyimi)
Sıkça Sorulan Sorular
Fotokopi kiralama sözleşmesi kaç yıllıktır?
Kurumsal kiralamada yaygın sözleşme süresi 24-48 aydır. Bu vakada 36 aylık sözleşme tercih edildi; böylece aylık sabit maliyetle uzun vadeli bütçe öngörülebilirliği sağlandı.
Kiralama paketine neler dahildir?
Tipik bir kurumsal pakette cihaz, toner, periyodik bakım, arıza servisi ve yedek cihaz taahhüdü yer alır. Kapsam, sözleşmede açıkça yazılır.
Mevcut cihazımız varken kiralamaya geçebilir miyiz?
Evet. Mevcut cihazların değerlendirmesi yapılır; ihtiyaç analizi sonrası geçiş planı ve kurulum takvimi birlikte belirlenir.
45 personelli bir ofis için hangi kapasite gerekir?
Baskı yoğunluğuna göre değişir; bu vakada aylık 11.000 sayfa için 1 yüksek hacimli A3 renkli + 1 mono cihaz yeterliydi. En doğru cevap için ücretsiz çıktı analizi yapılması önerilir.
İlgili Sayfalar
- /fotokopi-kiralama-fiyatlari/
- /vaka-calismasi-fotokopi-kiralama-38-tasarruf/
- /konica-minolta-mi-hp-mi-kiralama-karsilastirma-2026/
Vakada sayfa başı ücret nasıl düştü?
Doğru cihaz sınıfı ve dahil hacim yapılandırmasıyla sayfa başı ücret belirgin şekilde avantajlı seviyeye indi; 12 aylık ölçümde aylık çıktı maliyeti %38 azaldı. Paket bedellerimiz uygundur ve satın almaya kıyasla genel ortalamada %30-40 daha avantajlıdır.
n
n